Por qué la gente odia las reuniones: Y cómo hacerlas más agradables

Si eres jefe, existe la remota posibilidad de que hayas notado que a la gente, en promedio, no le gustan las reuniones.

Si no es el caso, o tienes un equipo muy especial, o haces tus reuniones muy bien. Puedes contarme en los comentarios cómo las haces, si es el caso.

Pero, en la mayoría de casos, las reuniones son “una pereza” para la mayoría de personas, por más importantes que sean. Y en el artículo de hoy quiero desglosar un poco las razones de que causen este efecto, y cómo puedes abordar cada una de ellas, para hacer que tus reuniones pasen a ser tolerables, o incluso productivas y satisfactorias para los participantes.

Esto podría haber sido un email

¿Has escuchado esta frase alguna vez, o las has visto en internet?

Bueno, esta es fácilmente la mayor frustración de la gente con las reuniones: Cuando una reunión es innecesaria. Ni siquiera tiene que ser completamente innecesaria para ser frustrante, pero si el contenido de una reunión de más de 15 minutos se puede haber resumido en un email de uno o dos párrafos, va a sentirse como una pérdida de tiempo, y una interrupción al trabajo de los involucrados.

Así que, antes de convocar a una reunión a tu equipo, piénsalo: ¿Podría ser esto un email?

A veces el problema es que sí, el tema es en realidad muy sencillo… pero es muy importante. Entonces, el propósito de la reunión es asegurarte que todos lo sepan, y que todos sepan que sabes que lo saben (si alguien alguna vez se te ha “hecho el loco” con un correo, sabes de lo que hablo). Pero la solución es muy sencilla: Escribe un email y etiquétalo como importante, y avísale a las personas que lo lean y que se van a reunir a tal hora para aclarar dudas.

Luego, usa tu reunión, que ahora fácilmente puede ser de 5 minutos máximo, para hacer preguntas al respecto del correo para asegurarte de que todos hayan entendido, y responder preguntas para corregir donde no se entendió al 100%. Y de paso, hay menos probabilidad de que la gente “olvide” lo que se les dijo o “no haya tomado nota”, porque ya tiene todo en su email.

Comunicación en una sola dirección

Esta razón está bastante conectada con la anterior, y se trata de esas ocasiones cuando una reunión en realidad solo se hace para que una persona hable sobre algo, y eso es todo. La comunicación fluye en una sola dirección, de la gerencia al personal, por ejemplo. Si la reunión es un anuncio unilateral, probablemente te serviría un email, o un mensaje en el grupo del equipo.

Pero también hay otra cosa que pasa a menudo: Que al jefe le gusta demasiado hablar.

Para esto me gusta la palabra “verborrea”. Y te aseguro que no es vulgar ni nada, ¡simplemente significa exceso de palabras!

Y cuando al jefe (o el organizador de la reunión, sea quien sea) le gusta demasiado hablar, entonces se “irá por los laditos” con tangentes, anécdotas y apuntes irrelevantes a la reunión. A todos nos gusta socializar de vez en cuando, pero si estás en horario de trabajo y convocaste a tus trabajadores a una reunión en la que tienen que estar, quieran o no, para mucha gente no será socializar: será cansón, y ya.

Además, la comunicación en una sola vía, si es excesiva, tiende a adormecer a la gente. Así que, si alguien está cabeceando en tu reunión, no lo tomes como una falta de respeto: Piensa ¿estoy comunicando demasiado en una sola dirección?

¡Entonces ve al grano en tus reuniones, y permite que la gente intervenga de vez en cuando!

Esto no tiene nada que ver conmigo

El tercer y último patrón de las reuniones frustrantes que te quiero presentar, es cuando se hace una reunión a la que se invita a demasiada gente.

Esto es exacerbado por la duración de la reunión. Si hay un anuncio general de 5 minutos que es pertinente a todos los que usan moto, y tú no usas moto, pues te aguantas los 5 minutos (aunque por dentro estés pensando que esto podría haber sido un email). Pero si nunca pones pie en los terrenos de la fábrica porque eres oficinista, y te tienen cuarenta y cinco minutos en una reunión sobre la nueva máquina que trajeron a la fábrica, entonces lo más probable es que no te sientas muy a gusto.

Entonces asegúrate de que a las reuniones invites a la gente pertinente. A la final, ¿para qué quieres tener el doble de personas en tu reunión, si la mitad va a estar mirando el celular?

Esto es, por supuesto, asumiendo que no se trate de un vendedor que esté chateando con la novia en medio de la reunión de ventas. Eso es saco de otro costal.

Entonces espero que a partir de ahora reformes tus reuniones, y las hagas más agradables para todos. Y no me malentiendas, a veces hace falta hacer una reunión de hora y media con todo el equipo, y no hay espacio para peros. Pero créeme: Escucharás muchos menos quejidos si esto solo sucede cuando sea estrictamente necesario, y el resto de las reuniones siguen estos consejos lo más de cerca posible.

¡Buena suerte!