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Cómo ser más eficiente: 4 pautas

Mucha gente malentiende un poco lo que significa ser “eficiente”.

No se trata de hacer muchas actividades a la vez, ni de trabajar mucho:

Una persona eficiente es la que termina todas las tareas que inicia, en el menor tiempo posible, y de manera adecuada. (Y según nuestra experiencia como evaluadores de personal a gran escala, 6 de cada 10 personas tienen un problema importante de ineficiencia…)

La ineficiencia, por su lado, es sencillamente el no terminar las tareas comenzadas. Al no terminarse las tareas, o posponerse innecesariamente, estas se acumularán, y su existencia consumirá la atención de la persona, y evitará que pueda concentrarse adecuadamente en las tareas que tenga que hacer posteriormente.

Queremos enseñarle un par de técnicas que pueden ayudarle a mejorar su eficiencia, si tiene problemas con ella.

Y si usted ya es bastante eficiente, ¡puede que encuentre algo nuevo para mejorar aún más!

1. Establezca metas

Si usted no tiene claro cuáles son sus objetivos y los está cambiando constantemente, difícilmente obtendrá buenos resultados. Lo primero que debe hacer es organizar sus ideas, colocarse una meta real y hacer un plan de acción.

Si usted trabaja en una empresa es fundamental que sepa cuál es el propósito, funciones y los resultados que se esperan de su cargo. Una vez clara esta información es más fácil que sus acciones estén dirigidas en la dirección adecuada.

2. Haga una sola actividad a la vez.

Muchos creen que porque inician muchas tareas a la vez y pasan el día ocupados son eficientes. Pero ¿Le ayuda esto a terminar más cosas realmente? ¿O simplemente lo mantiene “ocupado”, saltando entre una cosa y otra?

Haga una sola actividad a la vez, y pase a la siguiente cuando la termine. Parece simple, pero verá que si lo hace, terminará más cosas, y podrá concentrarse mejor, y por lo tanto trabajar más rápido.

3. Haga una lista

Una buena manera de lograr organizarse es hacer una lista de las actividades pendientes en el orden que deben ser concluidas y entregadas. Si usted le deja todo a su memoria, por un lado tendrá el peso de todos sus pendientes encima, mientras hace cualquier cosa. Y por otro lado, las podrá olvidar.

A menos que usted se conozca bien, y sepa que su memoria nunca le falla, haga una lista. Esto liberará su atención para que pueda trabajar tranquilo, y además evitará olvidos.

4. Maneje información por escrito

La descripción de los cargos, las órdenes, tareas y en general toda la información se maneja mejor por escrito. Los datos orales se olvidan, confunden y tergiversan, aunque esa no sea la intención de la persona que lo haga. Aunque este punto parezca bastante simple, un buen manejo de la información, que no permita cambios accidentales (o malintencionados) en ella puede ahorrarle muchas dificultades.

La eficiencia es un tema muy sencillo de entender, pero a veces extremadamente difícil de poner en práctica, sobre todo cuando una empresa sobrepasa los 20 o 30 empleados. Sin embargo, con estos conceptos, el camino para implementarla debería volverse considerablemente más sencillo.

¡Esperamos que le ayude!

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