Planeación estratégica... ¡Sin dolores de cabeza!

Cuando oímos hablar de planeación estratégica, a menudo lo primero que se nos ocurre es la palabra "especialización". O tal vez la palabra "complicado".

Pero la verdad de la "planeación estratégica" es que, aunque suena complicado, en verdad es un tema que puede entender alguien de quinto de primaria, si uno le quita el relleno innecesario. Y que sea "estratégica" tampoco significa que sea solo para gente inteligente ni nada por el estilo.

Una buena planeación puede ser la diferencia entre alcanzar un objetivo grandioso o no. Pero son más las empresas que trabajan por el día a día (por la mera supervivencia) que las que tienen una planeación claramente diseñada.

Entonces vamos a mirar un par de principios básicos para que puedas hacer una planeación estratégica para tu empresa o incluso para tus objetivos personales: Y puedes hacerla tan sencilla o detallada como prefieras.

Para comenzar, definamos un término importante: "Estrategia". En este contexto, la estrategia es una serie de pasos para alcanzar algo a largo plazo. Si las tácticas son movimientos hechos momento a momento para abordar riesgos momentáneos, la estrategia se hace a largo plazo, para ganar la batalla, o incluso la guerra.

La planeación estratégica es sencillamente una estructuración de pasos para conseguir un determinado objetivo. Lo primero es, por lo tanto, determinar cuál es la meta (o las metas, aunque idealmente deberían resumirse a menos de 5) a la cual se desea llegar, el propósito general del área o de la empresa que se desea alcanzar.

Y una vez que tengamos aquello a lo que apuntamos, podemos comenzar a desglosar.

Construyendo la estrategia

Una manera muy funcional (que hemos usado con mucho éxito en nuestras asesorías de planeación) de construir tu estrategia es la siguiente:

Propósito: La meta máxima que deseamos alcanzar. Desde este punto vamos a definir las acciones a llevar a cabo para lograrlo.

Políticas: Es importante basarse en políticas que afiancen ese propósito, es decir un sistema de reglas que define por escrito como reaccionaremos ante determinadas situaciones. Es importante, desde la observación del gerente, hacer políticas para volver estándar lo que funciona y desechar aquello que no contribuye al plan estratégico. Cosas como el horario de trabajo van aquí, pero también cosas como la secuencia exacta de venta y los procesos de producción más eficientes.

Planes: Esta es la división del propósito en objetivos más pequeños. Estos a su vez se desglosan en posibles pasos más simples llamados programas, proyectos y órdenes (puede que sean necesarios todos o no, dependiendo de la complejidad de cada programa) que darán lugar a los pasos a seguir para conseguir los propósitos de tu planeación.

El elemento más ignorado

Un elemento vital para una planeación estratégica, y uno que a menudo se ignora, es la definición de los productos finales valiosos de cada individuo y área, y del grupo completo. Estos son la representación de eso que es deseable para los demás, el resultado final del trabajo de una persona o un grupo, y aquello por lo que alguien estaría dispuesto a pagarte.

Si no tienes producto final valioso, no tienes nada que ofrecer, y no tienes manera de lograr tu objetivo final. Cada individuo y equipo que participa en la planeación debe tener uno.

¿Planear es complejo?

“La complejidad es sencillamente la suma de muchas tareas simples. De manera que si se aplica orden dentro de una planeación se puede desglosar algo que a primera vista pareciera complejo en muchas tareas sencillas y fáciles de ejecutar.” Indica Jairo Pinilla, Gerente General de Performia Colombia.

Una tarea como "Duplicar la empresa" es muy compleja. ¿Por dónde comienzas siquiera? Pero si la divides cada vez más en planes y pasos más simples, verás que un paso como "Contratar un director de ventas" es perfectamente factible, y contribuye al propósito de duplicar la empresa.

Desglosar el propósito en metas más concretas hará que la planeación sea más sencilla de ejecutar y favorecerá la percepción de las personas que deban aplicar un determinado plan de trabajo. La sencillez es primordial al momento de la planeación. La complejidad es solamente aparente, y solamente al comienzo.

La importancia del escenario ideal

Uno de los elementos importantes de determinar al comienzo de la planeación es lo que llamamos un "Escenario ideal".

Un escenario ideal es una proyección descriptiva y muy detallada de aquello a donde se desea llegar. "Una empresa que factura medio millón de dólares al año, tiene 70+ empleados, y todos ganan salarios excelentes". Es lo que usualmente se llama "Visión", pero en nuestro caso preferimos formularlo en tiempo presente, como si ya fuera real.

Este escenario ideal te dará algo con lo que comparar tu empresa en cada momento, para ver si te estás acercando a tu meta.

En Performia también te podemos ayudar a crear todo este modelo de planeación, y con mucho más detalle y tecnología funcional y comprobada. Pero por supuesto, luego de hacer la planeación viene la dificultad de poner todos estos planes en acción. Pero ahora tienes un mapa claro sobre cada paso a tomar, que te permitirá rastrear tu progreso efectivamente, y como mínimo no vas a llegar a fin de año sin tener idea de si has avanzado o no, solo para sentirte decepcionado de que tus sueños no se cumplieron, y no saber ni siquiera por qué.

La planeación estratégica es una herramienta valiosísima para cualquier ejecutivo. Y ahora que se acerca un nuevo año, bueno... Va siendo hora de que la pongas en práctica.