5 tips para evitar TONELADAS de trabajo innecesario

Puede sonar descabellado, pero dos tercios de la nómina de una empresa promedio se gastan en trabajo innecesario.

¡Dos tercios!

En otras palabras, dos tercios del trabajo que realizan tú y tu equipo son trabajo que no es productivo. Los envíos y reenvíos de correos, las preguntas y aclaraciones sobre órdenes dadas, las búsquedas de la persona apropiada para resolver un problema… Todos estos son ejemplos de trabajo que por sí mismo no produce nada, y que, si se puede evitar, multiplicará la productividad de tu empresa.

Entonces, ¿qué puedes hacer para reducirlo?

Aquí te daré 5 tips para que multipliques la productividad de tu equipo:

1. 1. Asegúrate de que todos tus subordinados (y tú mismo también) conocen sus productos finales
      

El primer consejo es el consejo más básico y sencillo, pero esto no resta a su importancia. Si cada uno de tus colaboradores tiene bien claro cuál es el valor final que su trabajo aporta a la empresa, serán mucho más capaces de darse cuenta cuando estén haciendo algo que, a final de cuentas, no aporta a la empresa.

1. 2. Establece líneas de comunicación bien definidas.

No tener definidas las líneas de comunicación en tu empresa es desear caos absoluto. Si se daña una máquina, y el operario no sabe a quién informárselo, entonces se lo dice a su colega, quién se lo dice a un técnico de otra área, quién se lo dice a su jefe, que se lo comunica al dueño de la empresa, que tiene que buscar al técnico adecuado, y de pronto toda la empresa sabe de la máquina dañada, excepto las personas que saben arreglarla.

Mientras no definas las líneas de comunicación exactas, estas siempre deberían fluir SOLO entre subordinados y jefes inmediatos, y ocasionalmente entre las personas de una misma área. Esto no significa que le deberías prohibir a tus empleados tener conversaciones amistosas con personas de otras áreas. Pero la información referente al trabajo debería fluir siempre en orden, y en la dirección correcta.

1. 3. Es imposible administrar correctamente con más de 5 personas a cargo.

Este es un principio de administración sencillo, pero poderoso. Y demasiado pocos lo conocen.

Si alguien tiene más de 5 personas a cargo, deberías crear una o más áreas nuevas, ponerles jefes, y comunicarte con estos jefes. Cuando se tiene más de 5 personas a cargo, será imposible conocerlos a todos personalmente, y tener el tipo de intercambios que un administrador debería tener con sus subordinados. Si dibujas un diagrama de tus cadenas de mando, y estas no parecen una pirámide sino una planicie (con todos los operarios y cargos medios) con una torre en la mitad (la administración, encargada de todos a la vez), hay algo que deberías manejar.

1. 4. Nunca, NUNCA aceptes información incompleta

Como jefe, nunca deberías recibir problemas sin soluciones de parte de tus subordinados. Si alguien desea informarte de un problema, exige siempre que se te entreguen soluciones a estos problemas junto con ellos. Si como jefe te dedicas a inventar respuestas a los problemas de todos tus subordinados, estás haciendo el trabajo de ellos, y te estás sobrecargando a ti mismo.

Esto lleva a jefes que no duermen del estrés, dirigiendo grupos de gente en fila a la puerta de su oficina esperando a que “el jefe me de respuesta”.

Siempre que alguien te informe de un problema que debería manejar él mismo, no te hagas responsable de él, a menos que se te presente una solución válida que necesite de tu aprobación.

1. 5. Implementa un organigrama de 7 divisiones en su empresa

Nuestro último tip es algo más complejo que los anteriores, pero sin duda es una solución más integral. Un buen organigrama establecerá la manera en la que deben funcionar los flujos en tu empresa, y servirá como una estructura base sobre la cual construir todas las líneas de comunicación.

Si tienes un buen organigrama, y toda tu gente sabe cómo usarlo, los cuellos de botella en tu empresa se reducirán drásticamente, y la producción fluirá como nunca.

1. 6. EXTRA: Implementa un sistema de indicadores por productos finales valiosos.

Una vez hayas hecho el tip 1, esta es la manera de llevarlo al siguiente nivel. Si implementas un sistema de indicadores que mida el nivel de producción real de cada persona en tu empresa, eliminarás gran parte del tiempo desperdiciado, y sobre todo, podrás medir la producción real de cada persona.

Por supuesto, tanto la implementación del organigrama como el sistema de indicadores son temas complejos… Así que si quieres aprender con minucia cómo estructurar estos sistemas para llevar tu empresa al siguiente nivel, la mejor manera de hacerlo es asistiendo a nuestro próximo seminario, Administración por Indicadores: Simple y Aplicable.

En él te detallaremos todo, y quiero decir TODO lo que necesitas saber acerca de indicadores de gestión, administración por productividad, y organización.

Puedes aprender más sobre él dando clic aquí. Y créeme, si estos tips te sirvieron, el seminario te va a cambiar la vida.