Cómo ser más eficiente: 4 pautas

Mucha gente malentiende lo que significa ser “eficiente”. Tenemos esta idea de que es hacer muchísimas cosas a altísimas velocidades. De que es tener listas de 30 pendientes y completarlas a la velocidad del rayo. Y aunque una persona que siempre se mantiene en movimiento puede ser altamente eficiente... ¡No necesariamente siempre lo será!

La eficiencia no se trata de hacer muchas actividades a la vez, ni de trabajar mucho:

Una persona eficiente es la que termina todas las tareas que inicia, en el menor tiempo posible, y de manera adecuada. Puede que hayas visto o conocido a alguna persona que se toma siempre su tiempo con sus tareas, y aún así completa muchas. Uno de mis viejos colegas era precisamente así: lento y tranquilo, siempre con un cigarrillo en la boca, y aparentemente incapaz de tener prisa... Y sin embargo era de los trabajadores más efectivos de la empresa.

La ineficiencia, por su lado, es sencillamente el no terminar las tareas comenzadas. Al no terminarse las tareas, o posponerse innecesariamente, estas se acumularán, y su existencia consumirá la atención de la persona, y evitará que pueda concentrarse adecuadamente en las tareas que tenga que hacer posteriormente. Y según nuestra experiencia como evaluadores de personal a gran escala, 6 de cada 10 personas tienen un problema importante de ineficiencia…

Así que queremos enseñarte un par de técnicas que pueden ayudar a mejorar tu eficiencia, si tienes problemas con ella.

Y si ya eres bastante eficiente, ¡puede que encuentres algo nuevo para mejorar aún más!

1. Establece metas

Si no tienes claro cuáles son tus objetivos y los estás cambiando constantemente, difícilmente obtendrás buenos resultados. Lo primero que debes hacer es organizar tus ideas, colocarte una meta real y hacer un plan de acción.

Si trabajas en una empresa, es fundamental que sepas cuál es el propósito, funciones y resultados que se esperan de tu cargo. Una vez clara esta información, es mucho más fácil que tus acciones estén dirigidas en la dirección adecuada.

2. Haz una sola actividad a la vez

Muchos creen que porque inician muchas tareas a la vez y pasan el día ocupados son eficientes. Pero, ¿te ayuda esto a terminar más cosas realmente? ¿O simplemente te mantiene “ocupado”, saltando entre una cosa y otra? Sentirse ocupado no significa traer resultados. Y nadie espera (o al menos no debería esperar) de su personal que se mantenga "ocupado". ¡Se esperan resultados reales!

Haz una sola actividad a la vez, y pasa a la siguiente solo cuando la termines. Parece simple, pero verás que si lo haces, terminarás más cosas, y podrás concentrarte mejor, y por lo tanto, trabajar más rápido.

3. Haz una lista

Una buena manera de lograr organizarse es hacer una lista de las actividades pendientes en el orden que deben ser concluidas y entregadas. Si le dejas todo a tu memoria, por un lado tendrás el peso de todos tus pendientes encima mientras hace cualquier cosa, lo cual dificultará tremendamente la concentración, ya que estarás constantemente pensando en todo lo que no puedes olvidar hacer... Y aún así usualmente olvidarás cosas.

A menos que te conozcas muy bien, y sepas que tu memoria nunca te falla, haz una lista. Puede que hayas visto a meseros que atienden a quince personas sin tomar nota y traen cada plato al puesto exacto donde iba, así que claramente hay personas que no necesitan tomar nota de nada. Pero probablemente estés conciente de que, si eres parte del 99% de las personas con una memoria normal, no serías capaz de imitar a ese mesero.

Así que haz una lista de tareas. Liberará tu atención para que puedas trabajar tranquilo, y de paso no olvides nada.

4. Maneja información por escrito

Las descripciones de cargo, las órdenes difíciles, las tareas y en general toda la información compleja se maneja mejor por escrito. Los datos orales SIEMPRE se olvidan, confunden y tergiversan, aunque esa no sea la intención de la persona que lo haga. Un buen manejo de la información que no permita cambios accidentales (o malintencionados) puede ahorrarte muchas dificultades y dolores de cabeza. Y puede ahorrar muchísimo tiempo.

La eficiencia es un tema muy sencillo de entender, pero a veces extremadamente difícil de poner en práctica, sobre todo cuando una empresa sobrepasa los 20 o 30 empleados. Sin embargo, con estos conceptos, el camino para implementarla debería volverse considerablemente más sencillo.

Recuerda siempre: Enfócate en resultados, en terminar tareas con alta calidad. Céntrate en eso. Porque eso es lo que la eficiencia es.

¡Te deseo muchos éxitos!

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