5 TIPS: ¿Cómo crear buenos KPIs?

¿Tienes indicadores en tu empresa o estás pensando en implementarlos?

Los indicadores, estadísticas o KPIs llevan unos años volviéndose más y más importantes en las mentes de los empresarios latinoamericanos, y muchísimo más comunes de ver en sus oficinas. Y aunque esto es algo netamente bueno, puede resultar en bastante tiempo perdido y nada más si no se implementa bien.

Así que aquí tienes cinco tips para que realmente los uses de la mejor manera posible, y les saques provecho:

1. Mide a menudo

Un gran error que cometen muchas empresas que utilizan indicadores es no medir con la suficiente frecuencia. Si solo mides indicadores mensuales para un cargo administrativo, te encontrarás con que las primeras tres semanas del mes serán de "relajo", y solo en la última, cuando la medición se acerca, es que las personas se sentarán a hacer el trabajo.

Recomendamos medir semanalmente para todos los cargos. Para algunos cargos manufactureros, incluso pueden hacerse indicadores diarios. Solamente asegúrate de que no tome demasiado tiempo reportarlos. No tiene sentido quitarle una hora de trabajo diaria a tu personal para hacer algo con lo que pretendes aumentar su eficiencia.

2. Mide resultados

Medir acciones puede ser útil en ciertos casos. Pero a final de cuentas, lo que buscas, y lo que te sirve, son los resultados. Asegúrate de medirlos.

Si un cargo es muy operativo, el resultado suele ser muy fácil de definir... Pero en cargos ejecutivos esto se puede volver difícil. Sin embargo, siempre es posible encontrar un resultado final tangible del trabajo de cualquier cargo, por difícil que sea de encontrar. Así que encuéntralo y mídelo.

Pero si necesitas saber más al respecto y no quieres ponerte a hacer ensayo y error... Te recomiendo leer el último tip.

3. Mide concreto

Es importante concretar lo que se mide. Muy en conexión con el punto anterior, hay que definir los resultados que produce un cargo, no todas las acciones que hace. Si cada semana, cada empleado debe reportar 100 estadísticas, sucederán dos cosas.

Por un lado, se gastarán cantidades inmensas de tiempo reportando estadísticas que podrían usarse para fines más productivos.

Y por otro, la mayoría de las estadísticas reportadas serán relativamente inútiles. Y además, si hay demasiadas estadísticas, será difícil utilizar las pocas que realmente son importantes, ya que tenderán a perderse en un mar de información irrelevante.

Establece un par de estadísticas concretas e importantes, que encapsulen el resultado de todo el trabajo de un cargo. Para algunos cargos ejecutivos será necesario medir docenas de estadísticas, pero usualmente estos cargos tienen a un asistente que puede ayudar con este trabajo. Los cargos más bajos deberían tener estadísticas sencillas de reportar, leer y utilizar.

4. Usa la escala adecuada

Un indicador es una representación visual de los cambios en la producción de una persona o un área. El gráfico debe hablar por si mismo. Y si la línea parece estar recta a menos de que se mire con lupa, o si se sale del gráfico en partes, el gráfico simplemente no te dirá lo que debe.

Si no usas una escala adecuada en tus indicadores, perderán su utilidad principal. Así que asegúrate que las subidas y bajadas se vean de manera clara y evidente.

5. Toma acción

Una vez hayas medido, usa los resultados. Si una estadística mejora, encuentra por qué, y refuerza esa mejora. Si un indicador cae, investiga y soluciona la causa de la caída.

Si no utilizas los indicadores como una base para tomar decisiones objetivas, no serán mucho más que un desperdicio de tiempo y papel, y uno que ni siquiera queda tan bien en tu pared. Si tienes indicadores, úsalos.

Pero claro, a veces no es fácil saber exactamente qué acciones tomar. Y para eso está nuestro tip extra:

EXTRA: ¡Asiste a nuestra CERTIFICACIÓN en KPIs!

Con los tips anteriores puedes llegar lejos. Abordan aspectos clave que se hacen mal en las empresas, y si los aplicas, realmente puedes hacer que tus indicadores de gestión creen un impacto mucho mayor.

Pero por supuesto, aquí no acaba el tema. Y si quieres conocer realmente todo lo que necesitas saber para implementar indicadores en tu empresa, volverlos el centro de tu administración, y sacarles todo el potencial que tienen (Y tienen un potencial gigantesco), entonces tenemos varias capacitaciones en las que te lo enseñamos. Y la capacitación más básica es nuestra CERTIFICACIÓN: El Fundamento de los KPIs.

Escríbenos, o envíanos un correo a contacto@performia.com.co si te interesa, y te daremos todos los detalles.

¡Esperamos verte allá!