Los secretos de la eficiencia e ineficiencia

Ser eficiente no se refiere a hacer muchas actividades a la vez, se trata de terminar todas las tareas que se inician, correctamente y en el menor tiempo posible. En Performia evaluamos constantemente personal de todo tipo y sin importar qué cargo tengan o para cuál empresa trabajen, de cada 10 personas que evaluamos solo 4 son eficientes

Uno de los principales problemas es que muchas personas no conocen el verdadero concepto de eficiencia. Esto se ve en todo tipo de cargos desde los operativos hasta los gerenciales. El secreto principal de la eficiencia es saber organizar las tareas a realizar, conocer qué resultados debe entregar de acuerdo con las prioridades para establecer un plan y cumplir con el objetivo oportunamente.

¿Sabe exactamente qué quiere lograr?

Si usted no tiene claro cuáles son sus objetivos y los está cambiando constantemente, difícilmente obtendrá buenos resultados. Lo primero que debe hacer es organizar sus ideas, colocarse una meta real y hacer un plan de acción.

Si usted trabaja en una empresa es fundamental que sepa cuál es el propósito, funciones y los resultados que se esperan de su cargo. Una vez clara esta información es más fácil realizar acciones enfocadas en el logro de los objetivos.

Haga una sola actividad a la vez

Muchos creen que porque inician muchas tareas a la vez y pasan el día ocupados son eficientes. En este sentido la pregunta es, ¿termina usted las tareas que comienza? Es mucho mejor realizar pocas actividades bien hechas en el tiempo esperado, que muchas a medias y sin terminar.

Organice sus actividades por prioridad

Uno de los secretos de la eficiencia es la organización. Una buena manera de lograr organizarse es hacer una lista de las actividades pendientes en el orden que deben ser concluidas y entregadas. Si usted le deja todo a su memoria, es posible que olvide algunas tareas y las recuerde demasiado tarde. Esto aplica tanto a proyectos a gran escala como a tareas del día a día como hacer las compras o planear un viaje.

Maneje información por escrito

La descripción de los cargos, las órdenes, tareas y en general toda la información se maneja mejor por escrito. Los datos orales se olvidan, confunden y tergiversan, aunque esa no sea la intención de la persona que lo haga. Aunque este punto parezca bastante simple, un buen manejo de la información, que no permita cambios accidentales (o malintencionados) en ella puede ahorrarle muchas dificultades.

Evite acciones innecesarias

De acuerdo a análisis hechos por numerosas organizaciones que manejan nuestra tecnología, aproximadamente dos terceras partes de la nómina se paga a cambio de acciones innecesarias. Esto quiere decir que solo una tercera parte de la productividad y la energía de su empresa y sus colaboradores va dirigida a acciones relevantes, y que aportan algo al propósito de la empresa. Si define bien las líneas de comunicación entre los departamentos de su empresa (ya sea que cada uno de estos tenga un centenar de personas o una sola), y establece correctamente los procedimientos, puede evitar gran parte de este tiempo y esfuerzo perdidos. También es importante ser concreto, y a la hora de dar una orden o pedir una acción entregar inmediatamente toda la información necesaria para ello. Así se evita que para traerle un café haya que mandar 3 e-mails y hacer 5 llamadas.

La eficiencia es un tema muy sencillo de entender, pero a veces extremadamente difícil de poner en práctica, sobre todo cuando una empresa sobrepasa los 20 o 30 empleados. Sin embargo, con estos conceptos, el camino para implementarla debería volverse considerablemente más sencillo.