Hasta qué punto la tecnología interviene en la eficiencia del personal

"El sueño de todas las empresas es contar con un equipo de trabajo altamente eficiente y productivo. Para lograrlo generalmente éstas invierten en tecnología, que le permita al personal optimizar el trabajo. Si bien es cierto que estas herramientas son muy funcionales, también es cierto que solo si son bien utilizadas son útiles”. Señaló el Director de Performia Colombia.

Cada día la tecnología es más indispensable para la vida de las personas. Tal es así que es impensable salir de casa sin un celular, el cual un es equipo multifuncional, que se utiliza para hacer muchas tareas importantes del día a día, y la mayoría de personas tienen un teléfono inteligente en sus bolsillos.

Cifras interesantes

De acuerdo a un estudio desarrollado por el Departamento Nacional de Estadísticas en Colombia "En 2016, el 98,2% de las empresas industriales manufactureras suministró a su personal computadores de escritorio; un 72,2% suministró computadores portátiles y un 58,9% teléfonos móviles inteligentes (smartphones) (…) el 99,3% de las empresas usaba computador, el 99,3% utilizaba internet y el 71,8% tenía página o sitio web.”  Esto en el campo laboral.

 A nivel global "8 de cada 10 colombianos están usando Internet. (..) Se pudo establecer que más hogares están conectados a Internet, el 64% de las casas en ciudades de más de 200 mil habitantes cuentan con conexión. El 71% de los encuestados accede a Internet desde su casa y el 20% en cafés Internet.” Esto según El Estudio Consumo Digital presentado por El Ministerio TIC e Ipsos Napoleón Franco desarrollado en Colombia en el 2014.

Las cifras mencionadas anteriormente, denotan que muchas personas están conectadas constantemente con la tecnología, la cual puede ser una gran herramienta para trabajar o una distracción muy grande al momento de invertir el tiempo.

Un trabajador eficiente hace varias actividades bien hechas en poco tiempo. Tener las mejores herramientas para trabajar no garantiza que las personas sean eficientes. Existen factores determinantes para el logro de este objetivo entre ellos podemos mencionar:

Manejo del Control:

"El control se subdivide en tres partes: comenzar, cambiar y parar. Si puedes iniciar y cambiar algo de su posición en el espacio o su existencia en el tiempo y pararlo (todo a tu voluntad) puedes decir que lo controlas, sin importar que sea”. Explicó el Director de Performia Colombia.

Si usted puede tener el control a nivel laboral minimizaría la incompetencia, los accidentes, las dificultades, la desobediencia, la ineficiencia, hasta la desdicha y la infelicidad. Un líder tiene el control cuando los trabajadores  hacen sus labores, esté o no presente, no necesita vigilar a las personas. Pero si tiene que supervisar y estar allí para que el equipo trabaje, entonces no tiene un verdadero control.

Ciclos de acción:

Este término se refiere a cada tarea que una persona hace. El ideal es que usted termine lo que empieza en el menor tiempo posible, y no se dedique a abrir muchos ciclos que no pueda manejar a la vez. Es mejor terminar el día con una o dos tareas listas terminadas y bien hechas, que con muchas a medias y sin terminar. Éste es uno de los secretos más significativos para lograr la eficiencia.

En Performia recomendamos a las personas que hagan una planificación de actividades pendientes y la manejen por orden de prioridades, nunca empiece una nueva tarea hasta terminar con la que ya inició. De esta forma evitará hacer procesos varias veces, optimizará su tiempo y será más organizado.

Manejo de la confusión:

Las principales causas de la confusión son: suficientes problemas no resueltos, muchas órdenes contradictorias, muchas leyes cambiantes, alteración de procedimientos y muchos cambios. Usted debe evitar esto para que su equipo de trabajo no pierda el horizonte.

Si llega a encontrarse con uno o muchos factores que no parecen tener solución, encuentre un punto de partida, así sea aleatoriamente, y empiece a resolver uno por uno, de forma separada y la confusión disminuirá.

Descripción detallada de cada cargo

Todas las personas que trabajan en un cargo deben saber exactamente qué funciones tienen y cuál es el resultado qué se espera de ellas. Por eso es fundamental entregar por escrito a cada trabajador la descripción de su cargo, así se evita que pierda tiempo en acciones innecesarias, que no aporten nada para el logro de sus objetivos.

Debe haber un equilibrio entre el manejo de tecnología administrativa y el uso de herramientas digitales para lograr la verdadera eficiencia. "Una persona logra ser eficiente si se planifica, tiene claros sus objetivos y trabaja en ellos, así tendría que trabajar menos horas y lograría las metas que se propone.” Concluyó El Director de Performia Colombia, Jairo Pinilla